0852 217 22007 info@centraldata.co.id

Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.

Warehouse Management System (WMS) atau Sistem Manajemen Pergudangan merupakan kunci utama dalam supply chain, dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), move (pergerakan), dan picking (pengambilan). Saat ini penggunaan teknologi seperti WiFi LAN,  Barcode Scanner, Email dan teknologi informasi lainnya dapat digunakan untuk WMS. Tujuan dari WMS adalah untuk menyediakan satu prosedur komputerisasi untuk menangani penerimaan dan pengiriman barang, mengelola fasilitas penyimpanan (misalnya racking, dll), mengelola stok barang untuk picking, packing dan shiping.

Konsep Warehouse Management System (WMS)

Dalam WMS, ada beberapa konsep yang bisa digunakan, yaitu :

  1. FIFO (First In First Out), barang yang pertama kali masuk harus keluar pertama kali. Yang pertama kali antri berarti harus pertama kali dilayani.
  2. LIFO (Last In First Out), barang yang terakhir kali masuk harus pertama kali keluar. Contohnya jika barang tersebut adalah pasir, otomatis yang harus dianbil duluan adalah bagian atasnya.
  3. FEFO (First Expired First Out), barang yang cepat kadaluarsa harus pertama kali keluar. Contohnya obat-obatan, makanan, minuman.

WMS pada umumnya sudah menggunakan Barcode (berisi kode unik  / packing list dan case dari barang tersebut yang berfungsi sebagai identifikasi barang dan terintegrasi di seluruh cabang-cabang. WMS ini akan memberitahu lokasi mana yang akan menjadi lokasi barang tersebut atau PIC Gudang bisa menaruh di sembarang tempat karena perpindahan ataupun penempatan akan direkam di system dengan scan barcode lokasi barang asalkan lokasi tersebut di update di system. Jadi, tidak ada lagi barang yang terselip di dalam gudang.

Keuntungan Warehouse Management System (WMS)

Keuntungan penerapan Warehouse Management System diantaranya adalah sebagai berikut :

  • Speed up handling process

Penerapan Warehouse Management System pada suatu pergudangan dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.

  • Ensure Accurate Inventory data

Dengan Warehouse Management System kita mengetahui semua transaksi  inventory dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan pun (real time).

  • Optimize Your Warehouse Layout dan Space Utilization

Dengan Warehouse Management System, kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang denga noptimal. Jumlah tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam sistem.

  • FIFO Implementation

Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan prinsip FIFO (First in First Out).

Modul Warehouse Management System (WMS Module)

Beberapa modul standard yang biasa dipakai pada setiap aplikasi pergudangan yang professional, diantaranya yaitu Receiving and Putaway, Dispacthing,Stock Take dan Reporting.

Receiving and Putaway (Penerimaan dan Peletakan)

Proses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem Warehouse Management System, sehingga database barang di gudang akan terupdate. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik yang datang dengan kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada saat melakukan cycle count atau stock opname. Setelah fisik barang diterima, selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan pada lokasi tertentu di gudang (Putaway). Proses Putaway ini sangat penting untuk mengetahui informasi dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa mensupport konsep sistem FIFO/FEFO ( First In First Out/First Expired First Out).

Dispacthing

Proses dispatching ini berfungsi sebagi pendukung operasional pengeluaran barang dari gudang (picking dan delivery barang) atas barang-barang yang akan dikirimkan ke outlet-outlet atau kepada customer. Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan dipermudah melalui adanya informasi pada Warehouse Management System.

Bagi para pekerja gudang, tentunya fitur ini mempercepat pencarian. Cukup melihat informasi, atau bahkan informasi ini sudah terupload kedalam device handheld, melakukan picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga secara data barang tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong sehingga bisa ditempati barang lain yang akan diterima. Setelah melakukan picking pada lokasi maka operator gudang perlu dipandu dengan informasi barang-barang yang akan didelivery dan diberangkatkan kesatu tujuan. Warehouse Management System akan memberikan informasi order dari customer berupa sticker barcode yang ditempelkan pada setiap karton yang akan diberangkatkan. Sticker ini akan sesuai jumlahnya dengan fisik barang yang sudah diambil dari lokasi. Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item yang telah di picking dengan order dari outlet atau customer. Warehouse Management System mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan delivery note. Fungsi utama modul ini adalah memudahkan operasional gudang membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item yang akan dimuat ke dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan “checker” yang melakukan fungsi double check antara hasil picking dengan barang yang akan di loading.

Stok Take / Stok Opname

Stock take dilakukan untuk melakukan penyesuaian stock fisik dan data stock komputer sehingga tingkat persediaan yang berhubungan dengan biaya persediaan pada sebuah gudang sesuai dengan keadaan fisik. Stock take sendiri merupakan satu aktifitas yang menghabiskan kapasitas dan sangat menguras waktu dari operator gudang. Tidak jarang proses stock take dilakukan dengan melibatkan banyak personil gudang, dilakukan penghitungan dan seterusnya untuk memastikan barang secara fisik yang ada di dalam gudang. Warehouse Management System sudah memudahkan dengan informasi detail setiap barang dan lokasi, sehingga operator cukup mudah untuk melakukan stock take. Dalam flow Warehouse Management System maka operasional gudang tentunya tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan data stock komputer.

Report Stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik dilakukan idealnya adalah tidak terjadi selisih sama sekali antara komputer dengan fisik. Jika ada nilai selisih plus atau minus maka dilakukan penghitungan ulang terhadap fisik, Warehouse Management System telah membantu untuk melakukan referensi lokasi barang yang terjadi selisih, operator tidak perlu lagi berkeliling gudang untuk menghitung seluruh jumlah barang melainkan cukup menghitung ke lokasi yang menurut report terjadi selisih. Waktu yang digunakan akan sangat singkat. Setelah seluruh penghitungan dilakukan, maka komputer akan melakukan adjustment plus atau minus terhadap penghitungan fisik. Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai antara data dengan fisik.

Reporting

Modul ini adalah modul pendukung yang cukup vital. Laporan yang tersedia pada Warehouse Management System harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang, Laporan ini juga harus valid dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus ditunjang oleh adanya data historis masa lalu. Modul reporting ini menurut saya menjadi titik vital pentingnya ada sebuah Warehouse Management System pada gudang. Beberapa modul reporting haruslah mampu mendukung kebutuhan sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap. Report ini juga dibutuhkan customer untuk mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau destinasi mana. Tanpa adanya modul pendukung berupa reporting ini, maka Warehouse Management System bisa dikatakan tidak lengkap dan kurang menjawab kebutuhan user.

Dengan menerapkan WMS maka akan mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang tidak perlu, meningkatkan pelayanan kepada customer. Perlu diingat pula bahwa tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan WMS karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan sistem pergudangan yang sederhana saja, misalnya untuk  gudang dengan skala kecil. Oleh karena itu, penggunaan WMS perlu dioptimalkan agar tidak merugikan pihak warehouse.

Warehouse Management System (WMS) mengacu pada pergerakan dan penyimpanan material di dalam gudang. WMS adalah bagian dari Supply Chain Management yang menangani penerimaan, pengiriman, dan pengambilan material yang secara efisien memberikan banyak keuntungan bagi bisnis atau perusahaan.

Untuk lebih jelas menganai Supply Chain Management (SCM), silahkan baca artikel Supply Chain Management (SCM) sehingga dapat melihat perbedaan antara keduanya dengan lebih jelas.

Demikian artikel mengenai Warehouse Management System (WMS), semoga menjadi ilmu dan bermanfaat. Jika berminat untuk konsultasi Teknologi Informasi dan ingin mengetahui mengenai produk software Grosir, Ritel  dan produk-produk lainnya silahkan klik di sini. Sukses Selalu untuk Anda.