ERP (Enterprise Resource Planning) adalah seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah perusahaan. Sistem ERP mempunyai beberapa proses seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan-lain-lain. Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, sistem ERP mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data.
Tujuan dan Manfaat ERP
Pada awalnya ERP dirancang untuk industri manufaktur, sekarang mengalami perkembangan ke berbagai sektor lainnya seperti jasa, pendidikan, ritel dan grosir, real estate, makanan dan minuman, kesehatan, dan bahkan pemerintahan.
Berikut ini adalah beberapa manfaat jika menggunakan perangkat lunak ERP di perusahaan.
- Menghemat Biaya Operasional
ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Karena sebagian besar kegiatan operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik. Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.
- Mengoptimalkan Efisiensi
Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai kegiatan operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis.
Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.
ERP juga menyediakan akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbord. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.
- Meningkatkan Keamanan Data
ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Seluruh data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan. Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-masing.
Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang diberhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.
- Meningkatkan Kolaborasi
Kolaborasi antar-departemen merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam bisnis. ERP software meruntuhkan dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain. ERP SaaS atau yang berbasis Cloud dapat memperluas kolaborasi antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet.
- Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat
Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Solusi ERP bisa memfasilitasi semua itu.
Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa menyaring ketidakkonsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa data yang diperoleh dihasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang akurat akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.
Modul-Modul Umum dalam ERP
Pada umumnya modul-modul yang biasanya ada dalam ERP antara lain :
Accounting (Akuntansi)
Modul akuntansi berfungsi mengelola arus kas yang masuk dan keluar dalam suatu perusahaan. Modul ini membantu perusahaan menangani berbagai transaksi akuntansi seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, anggaran, manajemen pajak, dan lain-lain termasuk laporan laporan berhubungan dengan keuangan perusahaan.
CRM
Modul CRM (Customer Relationship Management) membantu meningkatkan kinerja penjualan melalui pelayanan kepada pelanggan yang lebih baik dan membangun hubungan yang sehat dengan pelanggan. Modul ini juga membantu perusahaan mengelola dan melacak informasi prospek dan pelanggan seperti riwayat komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi kontrak, dan lain-lain.
HRM
Modul HRM (Human Resource Management) membantu meningkatkan efisiensi departemen SDM atau HR dalam perusahaan. Modul ini membantu mengelola informasi karyawan seperti penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, keterampilan, kehadiran, cuti, dan lain-lain. Manajemen Penggajian merupakan salah satu sub modul yang paling penting dalam modul HRM yang befungsi untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.
Sales (Penjualan)
Modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti modul penjualan, penawaran, sales order, dan faktur. Integrasi modul Penjualan dan CRM dapat mempercepat siklus penjualan dan menghasilkan keuntungan lebih besar bagi perusahaan.
Inventory (Inventaris)
Modul inventaris berguna untuk melacak dan mengelola stok barang di perusahaan termasuk memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian ulang, melakukan forecasting dan membuat laporan inventaris. Sistem ERP yang bagus memungkinkan integrasi modul inventaris dengan barcode atau SKU scanner. Modul inventaris akan lebih efektif jika diintegrasikan dengan modul pembelian.
Purchasing (Pembelian)
Modul ini mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Ini termasuk: daftar supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order, Goods Receipt Notes, dan pembaruan stok. Modul ini dapat diintegrasikan dengan modul inventaris untuk manajemen pengadaan stok yang lebih optimal.
Manufacturing (Manufaktur)
Modul ini berfungsi meningkatkan efisiensi dalam proses manufaktur dalam suatu bisnis, seperti; perencanaan produk, material routing, pemantauan produksi harian, dan pembuatan Bill of Materials. Sistem ERP yang baik memungkinkan modul manufaktur untuk diintegrasikan dengan barcode atau RFID scanner.
Kesimpulan
Jadi dapat disimpulkan bahwa persaingan bisnis saat ini semakin ketat maka sebuah perusahaan harus dapat mengikuti berbagai tren teknologi yang cepat berubah dan berkemampuan. Sebuah perusahaan dengan menjalankan metode lama atau manual hanya akan membuat sebuah perusahaan akan tertinggal dari yang lain.
ERP dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasional sebuah perusahaan yang kompleks sehingga meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mengoptimalkan produktivitas sebuah perusahaan. Perangkat lunak ini dapat digunakan oleh setiap perusahaan dengan berbagai skala; baik kecil, menengah, maupun besar.
Demikian artikel mengenai Enterprise Resource Planning (ERP), semoga menjadi ilmu dan bermanfaat. Jika berminat untuk konsultasi Teknologi Informasi dan ingin mengetahui mengenai produk software Grosir, Ritel, Produksi dan produk-produk lainnya silahkan klik di sini. Sukses Selalu untuk Anda.
